Quetions and Their Uses (Interview)

Resume Interview Chapter 3

1.      Questions and Their Uses (Pertanyaan dan kegunaannya)

Dalam wawancara kita pasti tahu satu-satunya alat yang terpenting adalah pertanyaan. Pertanyaan dapat menjadi pernyataan atau tindakan non verbal yang dapat mengundang jawaban atau respon. Menurut sebagian orang, pertanyaan merupakan alat yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari :

Pertanyaan memiliki 3 kriteria :

a.      Open or Closed (Terbuka dan tertutup)

b.      Primary or Probing (Dasar atau penyelidikan)

c.       Neutral or Leading (Netral atau Mengerahkan)

Dengan penjelasan sebagai berikut :

a.      Open or Closed (Terbuka dan tertutup)

Pertanyaan terbuka : pertanyaan yang meluas, seringkali hanya sebuah topic dan membiarkan responden bebas untuk menjawab.

1.      Pertanyaan sangat terbuka :

Ø  Ceritakan pengalamanmu di Iraq?

Ø  Apa yang kau ketahui tentang tanaman organic?

2.      Pertanyaan terbuka yang sedang :

Ø  Dimana kamu tinggal diIraq?

Ø  Liburan pergi kemana saja?

3.      Pertanyaan terbuka yang memiliki keuntungan : Pertanyaan terbuka membuat responden berbicara serta mendapatkan informasi. Jawaban panjang mengungkapkan responden tertarik dan memberikan informasi penting. Pertanyaan terbuka biasanya menimbulkan ketertarikan dan kepercayaan.

4.      Pertanyaan terbuka tidak membawa keuntungan : pada pertanyaan terbuka ada kemungkinan responden menjawab dengan jawaban yang terlalu singkat atau bertele-tele sehingga sulit mendapatkan suatu informasi.

Pertanyaan Tertutup :

1.      Pertanyaan tertutup tingkat menengah : mempertanyakan pertanyaan yang khusus dan informasi terbatas. Contohnya :

Ø  Apa acara TV favoritmu?

Ø  Dimana restoran favoritmu?

Biasanya pertanyaan setengah tertutup ini terjadi pada saat merekrut pekerjaan dan medis. Contohnya :

Ø  Apa yang kamu makan semalam ? (Medis)

Ø  Program computer apa yang kamu kuasai ? (Rekrut pegawai)

2.      Pertanyaan sangat tertutup : Pertanyaan ini sangat terbatas dan memperoleh informasi sangat sedikit. Contohnya :

Ø  Seberapa sering kamu menggunakan laptop ini?

Ø  Kapan kamu mengganti jurusan teknologi ke teknik mesin?

Ø  Berapa jam yang kamu habiskan ke New Zealand?

3.      Pertanyaan bipolar : Pertanyaan ini menawarkan jawaban yang berseberangan. Jawaban “Ya” atau “Tidak” adalah pertanyaan bipolar yang sering digunakan. Contohnya :

Ø  Apakah kamu pergi digiliran pagi atau siang?

Ø  Apakah kamu seorang Republik atau Demokrat?

4.      Keuntungan pertanyaan tertutup : dengan pertanyaan tertutup membuat iter dapat mengatur panjangnya jawaban dan inti dari pertanyaan tertutup juga dapat membuat iter bertanya lebih banyak dengan waktu yang singkat. Jawaban juga dapat direplikasi, dihitung, dan dianalisis dari satu wawancara ke wawancara lainnya. Hal ini menjadi sebab mengapa survey menggunakan pertanyaan tertutup.

5.      Kerugian pertanyaan tertutup : menjawab pertanyaan tertutup seringkali memberikan informasi yang sedikit. Tidak dapat mengukur keseluruhan aspek sehingga memerlukan pertanyaan yang lebih banyak. Pertanyaan tertutup membuat itee tidak dapat menjelaskan tentang dirinya dan membuat itee menjawab iya atau tidak tanpa mengetahui maksud pertanyaannya. Ada baiknya pertanyaan tertutup dan terbuka digunakan secara seimbang.

b.      Primary or Probing (Dasar atau penyelidikan)

Primary Questions : introduce topics or new areas within a topic can stand alone even when taken out of context. Memperkenalkan topic atau daerah baru dalam topic yang dapat berdiri sendiri bahkan ketika diambil diluar konteks.

Probing Questions : Berfungsi untuk mendalami informasi dari primary question. Oleh karena itu disebut probing atau follow up question. Probing question biasanya tertutup atau terbuka dan biasanya digunakan lebih dalam dan memperluas apa yang mungkin disembunyikan itee.

1.      Types of probing questions

a.      Silent Probes : menggunakan silent probes ketika responden terlihat ragu untuk melanjutkan bicara. Dalam silent probes digunakan bahasa non verbal yang memancing responden berbicara.

b.      Nudging Probes : gunakan Nudging Probes jika silent probes gagal atau kata-kata diperlukan untuk mendapatkan apa yang dibutuhkan. Pertanyaan ini menyenggol itee untuk meneruskan jawabannya. Biasanya menggunakan kata-kata seperti “Oh iya, lalu, jadi, uh-hmm, terus.”

c.       Clearing House Probes : digunakan untuk membuat responden secara sukarela memberikan informasi yang tidak ditanyakan. Contoh : “Apalagi yang kau bisa beritahu tentang pengalaman wawancaramu?”

d.      Informational Probes : pertanyaan penting untuk mendapatkan informasi atau penjelasan tambahan. Contohnya : “Beritahu saya lebih lanjut tentang kejadian tersebut?”

e.      Restatement Probes : digunakan dengan cara mengubah pertanyaan namun tetap menanyakan hal yang sama. Contohnya :

-          A : Bagaimana perasaan anda tentang jalan tol yang disewakan pada investor nasional?

-          B : saya lebih konsen pada rute baru.

-          A : Itu isu selanjutnya, tetapi bagaimana perasaanmu tentang penyewaan jalan tol tersebut?

f.        Reflective Probes : digunakan untuk verifikasi dan mengklasifikasikan. Contoh : “Waktu itu jam 12-kah?”

g.      Mirror Probes : digunakan hamper sama dengan Reflective Probes, bedanya mirror probes digunakan hanya untuk menerima dan merangkum jawaban.

2.      Skillful interviewing with probing questions : penggunaan Probing Question membutuhkan keterampilan. Probing question bisa menyebabkan masalah, terkadang ketika seseorang tidak merespon secara langsung kita menggunakan probing question ketika dibutuhkan. Sehingga harus berhati-hati dan sabar dalam menggunakannya.

c.       Neutral or Leading (Netral atau Mengerahkan)

Pertanyaan netral memperbolehkan responden untuk memutuskan jawaban tanpa tekanan dari penanya questioner. Sedangkan pertanyaan yang mengarahkan (Leading question) menyarankan jawaban yang diharapkan karena penanya mengarahkan responden menuju jawaban tertentu.

Neutral Questions : allow respondents to decide upon answers without overt direction or pressure from questioners. All questions discussed and illustrated so far have been neutral questions.

Leading Questions : suggest answer expected or desired because the questioner leads the respondent towards a particular answer by making “it easier or more tempting for the respondent to give one answer than another” leading questions may be intentional or unintentional, implicit or explicit, verbal or non-verbal.

Neutral Questions

Ø  Apakah kamu suka naik Roller Coaster?

Leading Questions

Ø Saya pikir kamu suka naik roller coaster.

situasi  atau nada dari wawancara dan aturan dalam setiap pertanyaan yang ditanyakan dan hubungan dengan si penanya bisa mempengaruhi keinginan responden untuk mengabaikan arahan. Adapun leading question yang lebih kuat disebut dengan “Loaded Questions”. Loaded questions mendiktekan jawaban yang benar secara tidak langsung.

Leading questions yang lebih kuat dapat memungkinkan terjadinya bias, hindari penggunaan leading question sebisa mungkin. Kamu bisa mengganti pertanyaan dengan cara non-verbal seperti menaik-naikkan alis.

d.      Common Question pitfalls (Pertanyaan jebakan yang biasa muncul)

1.      The bipolar trap

Dapat digunakan dengan bipolar question karena bipolar question didesain untuk memperoleh jawaban “Iya” atau “Tidak”. Bipolar question menganggap ada dua kemungkinan dalam jawaban dan jawaban yang saling bertolak belakang. Bipolar trap digunakan untuk situasi yang hanya ada jawaban “iya” atau “tidak” yang diinginkan. Contohnya :

-          A : apakah kamu merasakan sakit didadamu?

-          B : tidak

-          A : apakah kamu pikir kesehatanmu tidak bagus?

-          B : iya.

2.      The open-to-closed switch

Pada pertanyaan open to close switch kamu menggunakan pertanyaan terbuka tapi sebelum dijawab kamu menggantinya dengan pertanyaan tertutup. Contoh :

Ø  Beritahu aku tentang rencana liburanmu, pergi ke Eropa kah?

Open to closed switch digunakan ketika kamu masih menyusun pertanyaan dipikiran.

3.      The double-barreled inquisition

Ialah ketika kita menanyakan dua atau lebih pada satu waktu.

4.      The leading push

Ialah ketika kita menanyakan pertanyaan yang menyarankan seseorang menjawab bagaimana seharusnya. Contoh : “Saya sangat suka pertunjukkannya, kamu juga kan?”

5.      The guessing game

Pertanyaan ini digunakan saat kita mencoba menebak informasi tetapi malah menanyakannya.

6.      The yes (No) response

Digunakan ketika salah satu pihak menanyakan pertanyaan yang jawabannya jelas “Ya” atau “Tidak”. Contoh : (bertanya pada murid) Apakah kamu mau DO?

7.      The curious probe

Menanyakan hal yang tidak sesuai dengan topic dan biasanya dipakai saat pembukaan wawancara.

8.      The quiz show

Menjadikan wawancara seperti kuis yang membutuhkan jawaban yang cerdas serta berwawasan.

                       

                        Selain jebakanjebakan yang telah dijelaskan diatas ada lagi yang perlu diperhatikan, yaitu Complexity vs. simplicity (Kompleksitas dan Kesederhanaan). Serta perlu diperhatikan factor-faktor budaya dan seks dalam memberikan pertanyaan, bisa saja hal yang kita tanyakan adalah suatu hal yang tabu bagi seseorang.

9.      The don’t ask, don’t tell

Questions are tools for interviews. There are tools for knowing which to choose for a particular task enables you to perform a specific task effectively and efficiently. Knowing their names makes it easier to select the proper tool for the task you are confronting. A question is any action that solicits an answer.  When you are involved in interviews, the tools of the trade are questions, a question being any statement or nonverbal act that invites an answer or response. Although the types and subtypes of questions may seem endless, each question has three essential characteristics. The question is :

e.      Open and Closed Questions

Open and closed questions differ in the amount of information they invite respondents to provide and the degree of interviewer control. The amount of information may range from one word to hundreds of words.

1.      Open questions are expansive, often specifying only a topic, and allow the respondent considerable freedom in determining the amount and kind of information to provide. Open questions invite open answers.

-          Highly Open Questions, have virtually no restrictions. Such as “Tell me about your trip to eastern Europe”.

-          Moderately Open Questions, have some restrictions but give respondents considerable latitude in their answers. The questions above might be narrowed. Such as “what do you know about raising tomatoes organically?”

Open questions have advantages, open questions encourage respondents to talk and determine the nature and amount of information to give. Interviewees can volunteer and elaborate. Open questions communicate interest and trust in the respondent’s judgment, are usually easier to answer and pose less threat.

Open questions have disadvantages, interviewees can pick and choose, reveal and hide. Keep respondents on track and maintain control by tactfully intervening to move on. Lengthy, rambling answers are the difficult to record and process.

2.      Closed questions are narrow in focus and restrict the interviewee’s freedom to determine the amount and kind of information to provide. Restricted questions lead to restricted answers.

-          Moderately Closed Questions, ask for specific, limited pieces of information. Such as “which local restaurants do you go to must often?”. Moderately closed questions often appear in recruiting interviews in which applicants are asked to identify specific skills or background information and in medical interviews in which patients are asked for critical information.

-          Highly Closed Questions, are very restrictive and may ask respondents to identify a single bit of information. Such as “How many hours did it take to fly to New Zealand?”. Other highly closed questions ask respondents to select answers from a list and may provide a list and a scale to choose from.

-          Bipolar Questions, closed questions may be bipolar because they limit respondents to two polar choices. Some ask you to select an answer from polar opposites. Bipolar questions offer polar opposites for answers. Other bipolar questions ask for an evaluations or attitude. And the most common bipolar questions ask for yes or no responses.

Closed question have advantages, closed questions require little effort from either party and allow you to ask more questions, in more areas, in less time. And answers are easy to replicate, tabulate, and analyze from one interview to another. This is why surveys employ closed questions. Closed questions provide control and direction.

Closed questions have disadvantage, answers to closed questions often contain too little information, requiring you to ask several questions when one open question would do the job. And they do not reveal why a person has a particular attitude, the person’s degree feeling or commitment, or why this person typically makes choices. Closed questions stifle volunteering.

f.        Primary and Probing Questions

g.      Neutral and Leading Questions

1.      Loaded questions

a.      Open Questions

b.      Closed questions

2.      Primary and probing questions

3.      Types of probing questions

Skillful interviewing with probing questions

Neutral and leading questions

-          Loaded questions